奇妙な相談

 

 

先日スタッフIくんから「納品後に外注さんから怒りのメールがきたんですが、どうしたらいいんですか?」みたいな相談を受けた。

 

はじめちょっと意味が分からなかったが、まとめると

  • 外注さんに仕事を依頼。その際、追加で細かい作業が発生したので、対応してもらった。
  • 追加の作業分はもちろんオプションで請求してくださいと伝えた。
  • 納品後、数日が経って、外注さんから「御社にあの時追加の作業をさせられて迷惑した。必ずはじめに作業の内容をまとめてくれ!」と怒りのメールがきた。

 

普通に考えてあり得ない内容のメールだ。

 

この外注さんとは何度も仕事をしているということもあり、相談してきたIくんも怒るというより戸惑っていて、どうしたらよいか分からずに僕に相談してきた様子。

 

これらを踏まえると、外注さんも仕事で相当パンパンになり、キャパを超えてしまっていて、精神的に不安定になっていたのではないかと思うのです。(だからといって今回のようなことはNGだが・・)

 

僕がサラリーマン時代に、外注さんにストレスを溜めていた人が無意識にメールに愚痴を書いて、無意識に送信してしまい、間違って本人に送ってしまった。というちょっとした事件が起こった。

 

人間ストレスが溜まると、無意識に行動してしまうところがあるのだと、この時、ストレスの脅威みたいなものを肌で感じた瞬間だった。

 

また今回の外注さんの人間のタイプでいくと、普段は本心を言えないタイプで溜め込んで溜め込んで最終的に爆発してしまうタイプなんだと思う。過去にそういった人が居て、かなりビビったことがあったので。笑

 

と、こんな感じで分析し、Iくんに伝えると整理が付いたようで、そのまま電話を切った。後日相手にメールは送れていないようだが・・

 

3月一杯で一区切りという会社は多いと思うし、かつ今年は4月から増税というタイミングで、僕等も仕事の相談が非常に多い月となっている。こういった忙しい時期は混乱により自分を見失ってしまうことがあるのかもしれませんね。自分のキャパを超えるとストレスはもちろん溜まりますし、我慢していると精神的な病に繋がってしまうケースもあると思うので、「勿体ない」という気持ちを捨てて、「諦める」仕事のスタイルを取っていくべきだと感じた一件でした。

ありふれた日常にこそたくさんのネタが眠っている

 

 

熊坂仁美さんの新刊「YouTubeをビジネスに使う本」のはじめにの挨拶文の中に、ありふれた日常にこそたくさんのネタが眠っていると太字で強調されるかたちで書いてありました。

 

まさにですよね!

 

僕もコンテンツについて自分なりに研究していますが、その中で日常の一コマを描くことの面白さに気づくことができました。

 

例えば、自由業の僕は、朝起きてアイデアは浮かんでいると、そのままアイデアを忘れないようアウトプットをはじめ、パジャマのまま一・二時間平気で過ごしています。これを自由業の実態だと思っていますし、あまり明かしたくない日常の一コマでもあります。

 

先日邦画(サスペンス)を見ていた時に、主人公のひとりがコンビニで弁当を買うというシュールなシーンがありました。よくある風景を描いていて、そのまま何事も起きずに過ぎて行くシーンと空気感に、僕は思わず笑ってしまったのです。

 

これをビジネスに活かすとしたら例えば

  • 会議の様子を動画にし、社長の激が飛ぶなどリアルさを伝える。けだるい社員も実は居るとかも面白いかも。笑
  • 製造業で、やたら作業の早いスタッフの手元をひたすら移す。とんでもないスピードを伝える。

僕的には作らない雰囲気だけでなく、さらに突っ込んだコンテンツなどがあったら面白いと思っています。

 

とはいえ会社のイメージもあると思いますので、やりすぎには注意ですが。

 

ちなみに「YouTubeをビジネスに使う本」についてはこれから内容を読むので、良ければまたレビューします。

人を雇うということについての葛藤

 

 

仕事が増えてくる、すなわち需要が供給を上回ってきたときに、経営者は人を雇い入れることを考えるかと思いますが、僕のような小さな会社の臆病者のチキン経営者は、怖くて安易に人を雇うという選択肢を選べません。

 

雇用を選ばない代わりに小さくても強い会社にこだわり続ける中で、自分なりの考えが生まれたのでシェアします。

 

自分がラクがしたくて人を雇うのは危険

知人からこのような話しを聞いたことがあります。それはとあるサービス業で独立しお店の規模もそこそこで、スタッフをいきなり6、7人雇った経営者の話。

売上での悩みに加え、スタッフとの人間関係になによりも悩まされ、どうやら病んでしまった事態に陥ってしまったのです。

それらの悩みを聞いた知人の話しによると、「自分がラクをしようと思って、人を雇って他人に仕事をさせようと思っていたのになぜ俺がこんなに悩まされなきゃいけないんだ!」と被害者意識が高かったようななのです。

 

根っこがしっかりしていなければ悩まされて当然

僕は雇用を考える度に思うのは、

  • 具体的に自分がどうなりたいか?
  • 何年何月までに自分はこういった姿になる!

こういった自分の将来の姿を明確に決め、そこから逆算をし、シミュレーションを行ったうえで、「こうなるには他にスタッフが必要だよな」という結論に至る必要があると考えています。

そしてもうひとつ大事なのは、明確な目的意識、理念や使命感といったものです。
例えば「経営者として地域に100人雇用を生み、地域貢献するんだ!」 と目的意識が根っこにないとダメなんじゃないかと考えています。こういった目的なしに人を雇ってしまうと、将来悩まされたり、自転車操業的な感じになってしまうような気がするのです。

 

限界まで人は雇わない

僕の好きな本「小さなチーム大きな仕事」にも書いてありましたが、限界まで人は雇わないというスタイルには賛成です。僕が臆病者でチキンだからという面もありますが、限界にきたと感じた時にすぐに人を増やそうと考えるのは、ある意味ラクをしようとしていると僕は考えます。

先ほど根っこの部分をお話しましたが、まずは根拠ありきでブレない自分を作り上げ、その上で限界まで人は雇わない。という風にすると、他に解決策が見つかってくるものです。

その解決策で一番有効なのはアウトソーシング。どんなに細かい仕事でも、どんなに小さな仕事でも、自分の時間を確保するために徹底的に外注を活用しスキームを固めてしまえば、少人数でも仕事は円滑に回せると思います。

そして次に仲間。社員とドロドロの関係の会社なんかよりも、よっぽと信頼で結ばれた仲間を作ることができれば、少人数でも仕事を円滑に回せる他、情報も集まり、仲間内にノウハウも溜まっていきます。

 

まとめ

短期的にでっかい規模の企業を作るという明確なビジョンを持つ経営者の方もいらっしゃいますし、そんなチマチマしたこと考えずに突き進んだらいいじゃん!という方もいらっしゃると思います。

色々と書きましたが、あくまで小さな会社の経営者として個人的な意見です。

小さな会社の経理はこうして回す

 

 

小さな会社の経理みなさんはどう回しているでしょうか?今回は僕が実際に行っている経理関連作業を具体的に記載します。

 

経理関連作業を担当別に分けるとこんな感じです。

  • 全体の管理=僕
  • 帳簿付け=外注Aさん
  • 会計(決算・年末調整等)=外注Bさん(会計士)
  • 見積り書作成=担当者
  • 請求書作成=担当者
  • 請求書発行=僕

 

全体の管理はもちろん僕が行っています。
月次決算を行い、計画や予測を立てたり、お金の出と入を管理。日々バランスを取っています。

 

帳簿付けなどの単調な業務に関してはアウトソーシングしています。 

 

会計は会計士さんにお願いしており、決算処理、年末調整など専門的なことをお願いしています。
ですが頼り切るという考えはなく、コアな部分は経営者本人が考えないといけなと心がけています。

 

見積書の作成は各自が担当しています。
数をこなすことで劇的に見積書作成にかかる工数を落とすことができています。
僕は見積書の作成は行っていません。(たまにあるので、全体の1%程度)

 

請求書の作成も各自が担当しています。
見積りからクロージング、契約、ディレクション、納品、請求書作成まで一貫して同一人物が行っています。

 

請求書の発行は僕がまとめて行っています。
担当者が作成した請求書はNo.をメールで報告してもらい、専用のソフトウェアを使いクラウド上で管理している請求書を僕がまとめて印刷し、封に入れ、切手を貼って、ポストに投下しています。
この請求書の発行業務については一連の流れとは違い、円滑に行えない、思考が変わってしまうという理由で、担当者とは別の人間(僕)が発行しています。

 

使用ソフトウェアについて

  • 会計ソフト:JDL(会計士より支給されています。)
  • 見積り・請求関連ソフト:ツカエル見積・納品・請求書

 

ざっくりこのような感じですが、不明点などがあればお気軽にお問い合わせください。
この記事に追記したしますので。 

ニューサンピア(サンピア高崎)ロビーでの黙々会議がなかなか良かった

 

 

先日土曜日に高崎に用事があったので、高崎で黙々会議できる場所を探して辿り着いたニューサンピア(旧サンピア高崎?)のロビー。

 

ホテルのラウンジのような雰囲気の中で黙々と会議を行いたいけれど、地方だとなかなかないんですよね・・

 

ちなみにニューサンピア(高崎)はスポーツ施設がメインでこの日も土曜日ということもあり、たくさんファミリーが居ましたが、僕等が黙々会議を行ったロビーには誰も居なかった。笑

 

特別周囲の音が気になることもなく、なかなかくつろいげる環境だったので、地方ノマド的に使うのはありかもしれません。

無意識な期待がイライラを生む

 

 

 

以前書いたレビュー記事「もうイライラしたくない!」と思ったら読む本レビューの中にも書いてあったが、イライラしてしまうのは「期待」があるからなんですよね。

 

例えば、

  • 外食をする際、静かに美味しくごはんを食べたいと思っていたのに、うるさい人が隣に居てイライラしてしまう。
  • 空いていると思っていたのに混んでいる

「いつもなら静かなのに・・なんでだよ」「いつもなら空いているのに・・なんでだよ」こうした期待を裏切られるからイライラしてしまう。

 

僕はイライラする場面に遭遇した時「期待しすぎていたな」と思うことで、イライラを静めるように努力しています。イライラはマイナスな感情が動く時なので、できるだけ減らしていきたいですからね。

「それって儲かるの?」ハッキリ言って愚問です。

 

 

先日知人と話していて僕がいま頭の中で考えている企画や、実際に動き始めたことを話し、組めることがあればなんて話しの流れになった時、「それって儲かるの?」と聞かれた。

 

こういった質問をする人は少なくないが、ハッキリ言って愚問です。

 

儲かるかどうかなんて分かる訳ないでしょと。
そもそもそんな質問しないで欲しいですよね。

 

みんな金銭的に豊かになりたいから、儲けたいと思う訳で、儲けるにはどうしたらよいだろう?と考えに考えて、そして行動してるわけです。

 

行動する中では、もちろん失敗もあるだろうし、失敗せずに成功することもあると思う。

 

そもそも必死で頑張って頑張って努力もしないうちに「それって儲かるの?」なんて質問すること自体がダメ。

 

儲けたかったら、考えたことをブレずに自分で信じて行動するだけだと思います。

 

儲けたかったら、聞いてはいけないこと(「それってどうやるの?」「儲かるの?」等々)に自分で気づかないとダメだと僕は思います。

 

聞く前にそもそも自分で調べろよ!調べて考えて解決させる力も付けるべきですね。

 

なんだか今日は怒りの感情から記事を書いてまとまりがなくなってしまったな。

電話代行業者を変更後レビュー

 

 

以前より導入していた電話代行ですが、細かなニーズに答えていただけないため、業者さんの変更しました。

 

ちなみに僕たちは少ない人数で回しているため、電話に出られない場合ももちろんありますし、突然の電話により思考が変わる、またリズムが狂い生産性が落ちることを避けるためにも電話代行業者さんにお願いしています。

 

今回僕たちが実現させたかった細かなニーズとは、「電話に出られなかった時の言葉を変えて欲しい。」主にその一点でした。

 

例えばトイレに入っているときに電話が鳴ったときでも以前の業者では「只今外出しております。」と伝言。その5分前に電話で話していたにも関わらず外出はあり得ないですからね・・

 

僕たちは特別電話代行業者さんを利用していることは隠したりしていません。バレてどうのなどと思っていないですし、会社を大きく見せようとしているわけでもありません。先に述べた通り生産性が落ちるなどの主な根拠があるのですから。

 

新しい電話代行業者さんを使ってみてのスタッフの感想

業者さんを新しくしてスタッフIくんが興奮気味にチャットワークにメッセージを送ってきました。

 

早速新しい電話代行使っていますけど、
素晴らしい対応で感動しました。

ちゃんと「席を外していますので〜」という対応で、
外出かどうか聞かれたら「ちょっとわかりません」と濁してくれるので、
外出時も中にいて出られなかったときもお客さんに不審に思われません。

さらに誰が出ても「清水」という名前で対応してくれるので、
受付が何人もいるように思われないというナイスなサービス付き。

着信番号も教えてくれるので、お客さんが電話番号を名乗らなかったときも、
その番号にかければ対応できるので、いちいち探さなくてすみます。

テストでかけてみたところ対応も非常に丁寧で素晴らしいです!

 

とのことでした。

 

ちなみに料金は

基本料金が月額13,000円 プラス オプション1,000円 プラス コール数に応じた超過分 です。

 

小さな会社では、もちろんのことながら人が足りていません。そしてなにより僕がこだわり、目指す小さな会社とは、利益率の高さ、生産性の高さ、効率の良さです。

 

臆病者でチキンな経営者は、こうした点に注意し、細かい部分もとにかくアウトソーシング!やるべきことに注力することが大切だと思います。そしてこうした体勢を常に作っておかなければ思わぬトラブル対応にも迅速に対応することができますからね。

 

P.S.

ブログ内で紹介した電話代行業者さんの名前は伏せておりますが、気になる方、探すのが面倒な方はお気軽にお問い合わせください。

小さな会社の経営者にオススメな一冊「小さなチーム、大きな仕事」

 

小さなチーム、大きな仕事

 

この本はIT系の小さな会社の経営者や個人事業主は読んでいる方が多いのではないでしょうか?

 

37シグナルズというソフトウェア会社の創業者が書いた本ですが、非常に共感する部分が多いです。結構キツめな言い方がまたいいんですよね。笑

 

例えば、

 

会社の規模なんて気にしない

これは僕のように臆病者でチキンな経営者にも当てはまる内容だ。そして表面上の数値でしか判断しないような輩を気にせず自分を貫く経営がそこにあると思う。(表面上の数字=社員数とか、利益ではなく売上げの数字とか、見せ金でしかない資本金とかね)

 

「時間がない」は言い訳にならない

小さな会社だと経営者を含め「時間がない」と言い訳する人は多い。だけども時間だけは全ての人間に平等に与えられたもの。その中でウルトラ金持ちから極貧まで様々な人間が居る訳で、ウルトラ金持ちだって一日与えられた時間は同じ24時間ですよね。やるかやらないか?それだけのことですね。

 

邪魔なものが入る環境では生産性は上がらない

これは僕もかなり重要視している点です。僕が一番邪魔に感じるのは電話。
集中して仕事をしている時に掛かってきた電話により思考を変えられてしまうのは生産性が確実に下がります。このような事態を避けるために僕等は社内での連絡を内容の重要度によって、チャット、メール、電話などと使い分けをしています。 また外部からの電話は電話代行を活用しています。

 

競合相手がなにをしているかなんて気にしない

僕が競合をリサーチするときは、本当に最初の最初だけ。差別化できているか?販売価格は?見せ方は?そんな程度です。スタートを切ってしまえば後はゴーイングマイウェイで進むだけです。競合を見ているうちに、自分たちが競合に似てきてしまい独自性を失ってしまったら元も子もないないですしね。

 

競合相手に教える

とある会社にサービスの内容をほぼ100%真似された事があります。現在もきっと真似しているでしょう。
ですがそんなのはどうでもいいことで、そこに対し思考や時間を使うのはあまりにも無駄。だって感情がマイナスに動くし、気にしたからといってなんなんだと。だったら真似されるくらいに注目を受けているんだ!ありがとうと逆にポジティブな感情を動かしたほうがいいよね。競合相手に教えるレベルまで行ければかなりの注目度になっていると僕は考えています。 

 

限界で人を雇う

仕事が増えてきたからといって僕はすぐに人を雇いません。まずはアウトソーシングとマネジメントでどうにかならないか?と考えます。これはイコール僕が臆病者でチキン野郎だという現実もありますが、こうしたこだわりが何気に強い会社、利益率の高い会社、リスクの少ない会社を創ることにつながっていると僕は考えています。

 

ざっと例にあげた内容に対し僕の意見を書き込みましたが、小さなチーム、大きな仕事はかなりオススメな一冊ですので、手に取ってみてください。

小さな会社の経理に役立つ本②

 

社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ!

 

小さな会社の経理に役立つ本としてリファレンス的に保存してあるのがこの本です。本屋でパラパラと見ていて、B/Sの読み方などが比較的分かりやすく載っていたので購入しました。

 

会社経営を支える3つのシステムとして「お金・会計・税金」と述べていますが、全くその通りですよね。小さな会社の経営者は経営やお金を好きだし得意でも会計や税金となると難しそうだとか、経理担当者や税理士・会計士さんに任せているからなどの理由で疎かにしてしまいがち。

 

この3つのシステムがうまく連携し、バランスを保てていないと、うまく回っていかないと思います。

 

小さな会社では経理担当者がいない場合も多いでしょう。僕の会社にも経理担当者はおらず、僕が管理しています。(帳簿などはアウトソーシング、また会計は税理士・会計士さんにお願いしていますが)

 

会計は税理士・会計士さんに任せていますが、経営者自らも数字について、会計については知識を付ける必要があるでしょう。僕が強くそう思ったのは、お願いしている税理士・会計士さんに相談をしても、僕が日々本を読み知っているようなことばかりしかアドバイスしてくれません。

 

一見、サービスが悪いようにも感じてしまいますが、特別どうのとは思っていません。むしろ経営に大きく関わることですので、自分自身が知識を付けて、仕組みを理解して対策を打つなどができなかればダメだと思います。

 

ここでは本の一部にフォーカスした記事になってしまいましたが、小さな会社の経理に役立つ本として社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ!をオススメいたします。